급한 일과 중요한 일을 구분하지 못했을 때의 결과

슬랙 알림이 울리면 무조건 확인했다. 이메일이 오면 바로 답장했다. 누가 "이거 급한데요"라고 하면 하던 일을 멈추고 그것부터 처리했다. 그렇게 하루를 보내고 나면 정작 중요한 일은 하나도 진행되지 않았다. 매일 바쁘게 움직였는데 성과는 없는 느낌. 2024년 12월, 이 패턴을 깨닫고 급한 일과 중요한 일을 구분하는 연습을 시작했다.

문제 상황 예시 (12월 3일 화요일)
오전 9시: 이번 주 프레젠테이션 자료 작성 시작 (중요)
9시 15분: 슬랙 메시지 답장 (급함)
9시 30분: 동료 요청으로 파일 찾아주기 (급함)
10시: 상사의 "이거 확인 좀" 메일 처리 (급함)
11시: 회의 참석
오후 1시: 점심 후 이메일 10건 답장 (급함)
2시: 갑자기 생긴 데이터 오류 수정 (급함)
...
퇴근 시간: 프레젠테이션 자료는 제목만 쓴 상태

1. 급한 일에만 반응하던 2주

문제를 인식하기 전 2주간의 업무 패턴을 분석해봤다. 하루 8시간 중 실제로 "내가 계획한 중요한 일"에 쓴 시간은 평균 2시간이었다. 나머지 6시간은 다른 사람의 요청, 긴급 메시지, 돌발 상황 처리에 사용됐다.

시간대	계획한 업무	실제 처리한 업무
9:00-10:00	분기 보고서 작성	슬랙 답장 5건, 파일 찾아주기
10:00-11:00	분기 보고서 작성	상사 요청 자료 작성
11:00-12:00	분기 보고서 작성	회의 참석
14:00-15:00	분기 보고서 작성	이메일 답장, 시스템 오류 수정

▲ 실제 업무 기록, 2024년 11월 25일~29일 평균

결과적으로 분기 보고서는 2주가 지나도 완성되지 않았다. 중요하지만 급하지 않은 일이었기 때문에 계속 미뤄졌다. 반면 슬랙 메시지, 이메일, 동료 요청 같은 "급한 일"은 즉시 처리했다.

2. 급함과 중요함의 차이를 이해하다

문제를 깨닫고 나서 찾아본 개념이 "아이젠하워 매트릭스"였다. 업무를 급함과 중요함 두 축으로 나누는 방식이다.

1사분면: 급하고 중요
- 마감 임박한 프로젝트
- 고객 클레임 대응
- 시스템 장애 복구
→ 즉시 처리

2사분면: 중요하지만 급하지 않음
- 장기 프로젝트 기획
- 업무 프로세스 개선
- 역량 개발, 학습
→ 시간 확보 필요

3사분면: 급하지만 중요하지 않음
- 불필요한 회의
- 사소한 이메일 답장
- 타인의 급한 요청
→ 위임 또는 거절

4사분면: 급하지도 중요하지도 않음
- SNS 확인
- 잡담
- 의미 없는 자료 정리
→ 최소화

내가 하루의 대부분을 쓴 건 3사분면이었다. 급하지만 중요하지 않은 일. 슬랙 메시지는 급하게 느껴지지만, 내 업무 성과와는 직접적 관련이 없는 경우가 많았다. "파일 어디 있어요?" 같은 질문에 답하는 건 친절하지만, 내 핵심 업무는 아니었다.

3. 실험: 2사분면에 시간 확보하기

12월 9일부터 일주일간 다음과 같은 규칙을 정했다.

• 오전 9시~11시는 2사분면 시간 (중요하지만 급하지 않은 일)
• 이 시간에는 슬랙, 이메일 알림 끄기
• 동료 요청은 "11시 이후 처리" 안내
• 오후는 3사분면 처리 시간으로 배정

처음 이틀은 불안했다. "슬랙 확인 안 하면 급한 일 놓치는 거 아닌가?" 하는 생각이 들었다. 하지만 실제로는 11시까지 기다려도 문제없는 일이 대부분이었다. 정말 급한 일이면 전화가 왔다.

실제 경험 기록 (12월 10일 수요일)
9:00-11:00: 분기 보고서 집중 작성. 슬랙/이메일 알림 끔.
→ 결과: 보고서 초안 5페이지 완성 (이전 2주간 못 한 분량)
11:00-12:00: 밀린 슬랙 메시지 15건 확인 및 답장
→ 결과: "급하다"던 메시지 중 실제 급한 건 2건뿐. 나머지는 오전에 답 안 해도 문제없었음.

4. 1주일 후 측정된 변화

측정 항목	구분 전	구분 후
중요 업무 진행 시간	하루 평균 2시간	하루 평균 4시간
슬랙/이메일 확인 횟수	30~40회	10~15회
타인 요청 처리 시간	하루 4~5시간	하루 2~3시간
주요 프로젝트 진척도	20%	70%

가장 놀라운 변화는 주요 프로젝트 진척도였다. 2주 동안 20%밖에 진행 못 한 분기 보고서가 1주일 만에 70%까지 완성됐다. 비결은 간단했다. 오전 2시간을 온전히 그 일에만 쓴 것이다.

5. 3사분면 거절하는 방법

가장 어려웠던 건 급하지만 중요하지 않은 일을 거절하는 것이었다. 동료가 "이거 급한데 도와줄 수 있어?"라고 하면 거절하기 미안했다. 하지만 모든 요청을 다 들어주면 내 일은 할 수 없었다.

다음과 같은 방식으로 대응했다.

상황 1: 파일 찾아달라는 요청
이전: "네, 잠시만요" → 즉시 찾아줌 (10분 소요)
개선: "지금 집중 업무 중이라 11시 이후에 도와드릴게요. 급하시면 ○○ 폴더 → △△ 하위 폴더에 있어요"
→ 대부분 스스로 찾음

상황 2: 갑자기 생긴 회의 요청
이전: "네, 참석할게요" → 준비 없이 회의 참석
개선: "회의 목적이 무엇인가요? 제가 꼭 필요한 회의인지 확인하고 싶어서요"
→ 불필요한 회의 50% 감소

상황 3: 사소한 이메일 답장 요청
이전: 받은 즉시 답장
개선: 오전 11시, 오후 3시 두 번만 일괄 확인 및 답장
→ 이메일 처리 시간 40% 단축

처음엔 "불친절하다"고 생각될까 봐 걱정했지만, 명확한 기준을 제시하니 오히려 동료들이 이해해줬다. "아, 지금 집중 업무 시간이구나"라고 받아들였다.

6. 상사의 '급한' 요청은 어떻게 할 것인가

문제는 상사였다. 상사가 "이거 급한데 확인 좀"이라고 하면 거절하기 어려웠다. 이럴 때는 다음과 같이 대응했다.

첫째, 정말 급한지 확인한다. "언제까지 필요하신가요?"라고 물으면 의외로 "오늘 중으로"가 아니라 "이번 주 안에"인 경우가 많았다. 둘째, 우선순위를 조정한다. "지금 A 업무 진행 중인데, 이걸 먼저 하면 A는 내일로 미뤄져도 괜찮을까요?"라고 물었다.

실제 대화 예시 (12월 12일)
상사: "이번 주 매출 자료 정리해서 보내줄 수 있어?"
나: "네, 가능합니다. 언제까지 필요하신가요?"
상사: "금요일까지면 돼."
나: "그럼 목요일 오후까지 드리겠습니다. 지금 진행 중인 분기 보고서는 금요일 완성 예정이었는데, 이것도 괜찮으신가요?"
상사: "응, 그래도 돼."
→ 결과: 우선순위가 명확해지고, 불필요한 급함이 사라짐

7. 2주 후 느낀 가장 큰 변화

급한 일과 중요한 일을 구분한 지 2주가 지났다. 가장 큰 변화는 퇴근할 때의 기분이었다.

이전에는 "오늘도 바쁘게 움직였는데 뭘 한 거지?"라는 허무함이 있었다. 슬랙 50건 답장하고, 이메일 30건 처리하고, 동료 요청 10건 해결했지만, 정작 내 성과로 남는 건 없었다. 하지만 지금은 "오늘 분기 보고서 3페이지 완성"이라는 명확한 성과가 있었다.

구분	이전	이후
하루 종료 시 느낌	"바빴지만 남은 게 없다"	"핵심 업무를 진행했다"
주간 성과 보고	구체적으로 말하기 어려움	명확한 진척도 제시 가능
업무 만족도	낮음 (소모적)	높음 (생산적)

8. 여전히 어려운 점

2주간 실천했지만 여전히 어려운 부분도 있다. 특히 회사 문화가 중요했다. "빠른 답장 = 성실함"으로 평가하는 조직에서는 슬랙을 2시간 동안 안 보면 "왜 답이 없어?"라는 반응이 나올 수 있다.

또한 정말 1사분면(급하고 중요한 일)이 많은 날도 있다. 시스템 장애, 고객 클레임, 긴급 프로젝트가 겹치면 2사분면에 시간을 확보하기 어렵다. 이럴 때는 다음 날 오전을 2사분면으로 확보하는 식으로 조정한다.

• 매일 아침 오늘의 2사분면 업무 1~2개 먼저 정하기
• 오전 2시간은 알림 끄고 집중 업무 시간 확보
• 3사분면 요청은 "나중에" 또는 "방법 안내"로 대응
• 상사 요청은 마감일과 우선순위 확인 후 진행
• 주 단위로 2사분면 진척도 점검하기

급한 일과 중요한 일을 구분하지 못하면 매일 바쁘지만 성장하지 않는 상태가 된다. 슬랙 답장, 이메일 처리, 타인 요청 대응만으로 하루가 끝나고, 정작 내 커리어를 발전시킬 프로젝트는 손도 못 댄다. 2주간의 실험으로 확인한 건, "급함"은 대부분 타인이 만든 것이고, "중요함"은 내가 정의하는 것이라는 점이다. 이 구분을 명확히 하는 것이 업무 효율의 시작이었다.